19 Avr Les 7 meilleurs outils pour travailler en équipe à distance !

Vous êtes freelance et faites partie de ceux pour qui travailler à distance est votre quotidien ?

D’abord, vous avez raison !

Si le travail à distance devient de plus en plus fréquent, c’est qu’il présente de nombreux avantages :

– l’organisation de votre temps, selon vos envies mais surtout selon votre efficacité !

– une économie de temps (dans les transports en commun) et d’argent (dans la location de bureaux ou autres)

Mais la clé de sa réussite dépend surtout de votre organisation !

Comment ?

En sachant profiter de tous les outils (le plus souvent gratuits) que le web met à disposition pour faciliter au maximum le travail de nos freelances ! Et il serait dommage de ne pas en profiter, non ?

Alors comment s’organiser pour travailler ensemble mais à distance ?

Télétravail : les 6 outils pour vous faciliter la vie !

1. Skype

L’outil de choc pour le travail en équipe, par excellence. Nous n’allons pas nous étendre sur cet outil ultra basique car vous le connaissez surement déjà !

Nous ne reviendrons pas sur ces fonctions basiques : chatter ou téléphoner gratuitement avec vos collaborateurs ou clients (qu’ils soient dans les mêmes bureaux ou à l’autre bout du monde !).

A l’heure où vous pouvez vous faire aider de freelances partout sur la planète, Skype vous permettra en effet de communiquer gratuitement au travers le monde (indispensable si vous voyagez ou si vos collaborateurs sont à l’étranger). Seulement les appels émis vers des téléphones physiques sont payants (mais à bien moindre coût que les tarifs habituels standards).

Mais connaissez-vous TOUTES ces fonctionnalités ?

Comme le chat en groupe, le partage de fichiers, le partage d’écran (entre 2 personnes ou en groupe). Une fonctionnalité que j’utilise personnellement tout le temps, idéale pour une formation en ligne ou la présentation de votre travail à vos clients !

Comme la vidéoconférence, si votre ordinateur est équipé d’une webcam, le système de messagerie ou le transfert d’appel sur votre mobile, lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur.

Bref, les fonctions de cet outil magique sont quasiment infinies !

2. WeTransfer

Vous ne savez pas comment envoyer de gros fichiers qui pèsent trèees lourd et qui ne passent pas par mail ? Alors à défaut du pigeon voyageur, la meilleure solution à date est sans doute WeTransfer ! Cet outil vous permettra d’envoyer un fichier pesant jusqu’à 10 Giga gratuitement ! Plus que vous n’en aurez surement besoin.

Son utilisation est ultra simple et gratuite. Bref, le cocktail gagnant ;)

3. Google Drive

Vous ne pouvez pas avoir une entreprise au 21e siècle et ne pas stocker toutes vos informations et fichiers importants sur le « cloud » (nuage en anglais) ! En un mot, sur Internet, au cas où votre ordinateur plante. Le Cloud a deux gros avantages : Premièrement, c’est la manière la plus sûre de réaliser vos sauvegardes et ne pas perdre toutes vos données en cas de pépin.
Mais c’est également une manière de partager vos fichiers avec tous vos collaborateurs à distance et travailler ensemble sur les mêmes fichiers.

Google Drive est un outil de stockage (et de partage) de vos fichiers volumineux. Pour cela, vous avez seulement besoin d’un compte Google (Gmail) et vous aurez automatiquement accès à votre compte Google Drive.  Bref, encore un outil gratuit et facile d’utilisation de notre ami Google ;)

Vous disposez gratuitement d’un espace de stockage de 15 Go. Si ces 15 Go gratuits vous sont insuffisants, vous pouvez souscrire un forfait de stockage.

NB : Sachez qu’il existe d’autres outils similaires comme DropBox ou OneDrive (anciennement SkyDrive) également disponibles sur le web. Une manière de multiplier vos capacités de stockage !

4. Google docs

Google docs est sans doute la meilleure solution (encore une fois gratuite) pour travailler ensemble sur les mêmes fichiers, bien que vous soyez a distance. Chaque utilisateur peut accéder depuis son compte Google à ces documents en ligne, qu’il peut consulter mais également modifier et commenter. Que ce soit des documents Word, Excel, des présentations mais aussi des fichiers de type sondage ou formulaire (les Google form). Pratique non ?

NB : Cet outil est également idéal si vous partez en vacances sans votre ordinateur (mais avec une connexion internet !) pour retrouver tous vos fichiers et travailler (un petit peu :)).

5. Les groupes privés de Facebook

Comment profiter des plateformes de partage que les réseaux sociaux mettent à notre disposition, sans faire profiter à la terre entière des fruits de notre travail ? Les réseaux sociaux internes/privés !

Il y avait déjà Yammer, il y aura bientôt « Facebook at work » pour tous. Mais, pour le moment, vous pouvez tout à fait vous servir de Facebook comme outil professionnel en tirant parti de ses groupes privés. Nous vous en parlions déjà dans cet article, mais j’insiste ! Les groupes privés de Facebook sont une excellente manière d’échanger avec vos clients, partenaires, collaborateurs…partager des contenus, ou pourquoi pas votre veille. En toute intimité !

Pour créer votre groupe Facebook, regardez notre article :
>> Développez votre réseau professionnel sur Facebook via les Groupes

6. WhatsApp

Vous êtes comme bientôt 2 français sur 3 et avez un smartphone ?

WhatsApp est une application mobile qui vous servira de « chat de discussion » 24h/24. En effet, il est fort probable que ni vous ni vos collaborateurs ne soyez toute la journée devant votre ordinateur. Alors profitez de cette application gratuite pour créer un groupe de discussion entre tous vos collaborateurs, vous envoyer des messages, des photos, des notes vocales…que vous ou vos collaborateurs recevront directement depuis leur mobile !

NB : Comme pour toutes les applications mobiles, vous pouvez la télécharger sur l’AppStore ou le Play Store.

7. Atolia

Atolia est l’app collaborative pour tous ceux qui travaillent à distance ! En un mot, elle regroupe tous les outils dont vous avez besoin sur une même plateforme: création de différents groupes en messagerie instantanée, espace de partage de documents, appels vidéo, création de sondages, agenda partagé, attribution de tâches spécifiques afin de suivre l’activité et la progression globale des projets au sein d’une équipe (Cette fonctionnalité est particulièrement pratique pour avoir une idée claire des tâches qui restent à accomplir et de celles qui ont été réalisées.) etc. Disponible sur ordinateur, tablette et mobile. Pas mal, non ?

Si vous voulez en savoir plus, c’est ici : Travail à distance: La meilleure app collaborative

Voilà, vous êtes désormais au point sur les meilleurs outils du web pour votre travail en réseau. Alors, faîtes-en bon usage et insufflez un véritable esprit de collaboration au sein de votre activité ! La clé du succès ;)

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