Management virtuel: Comment bien gérer votre équipe à distance

Comment gérer votre équipe à distanceEn tant que (web)entrepreneur ou gérant de PME, vous aurez souvent tout intérêt à vous créer une équipe virtuelle pour diminuer les coûts (physiques et/ou charges salariales). Tout en vous entourant des meilleurs :) Et vous avez raison !

 

En 2018, 25% des français avaient déclaré avoir déjà bénéficié du télétravail, un chiffre en forte progression. D’après une enquête (menée par l’Observatoire du télétravail et de “l’ergostressie”), 86% des personnes interrogées constatent une augmentation de la productivité et 84% une augmentation de la qualité du travail produit.

Le télétravail n’est donc pas seulement pratique, il est aussi efficace !

 

Contrairement aux idées reçues, ces statistiques montrent que les personnes travaillant virtuellement sont bien plus productives. Et la raison est simple: Lorsque vous travaillez à distance, le seul moyen de mesurer votre implication sont les résultats concrets.

Là où le management traditionnel prend également en compte les critères du soi-disant “employé modèle” (comme l’arrivée à l’heure, l’amabilité, le désir d’apprendre…), le management virtuel a tendance à se concentrer sur les résultats finaux.

Mais, pour que votre management virtuel soit une réussite, encore faut il savoir bien le gérer ! Explications…

 

 

Télétravail : Comment bien gérer votre équipe virtuelle

 

1. Utilisez les bons outils technologiques

 

Si les employeurs ont longtemps boudé le télétravail, cela est en partie dû aux limites techniques dont ils disposaient à l’époque : besoin d’une connexion efficace chez soi, communication non facilitée, risques de problèmes techniques… Aujourd’hui, les avancées technologiques ont permis de gommer peu à peu ces problèmes. Il vous suffit d’avoir :

 

– Un outil de visioconférence, type Skype, pour les réunions

– Un outil de collaboration en ligne, comme Slack ou Atolia, pour communiquer sur l’avancement d’un projet (planification des tâches, délais, partage de commentaires, de documents etc.)

– Un téléphone pour les problèmes urgents

– Un support technique à distance, comme TeamViewer, qui permet à leurs techniciens de prendre le contrôle de votre ordinateur à distance et de vous offrir une assistance à distance aussi ! Sachez que vous pouvez télécharger la version gratuite pour une utilisation personnelle.

– Une boite mail : Même si vous devez éviter à tous prix d’envoyer toutes les 2 minutes un email à vos collaborateurs ! Puisqu’il s’agit de la plus grande source de perte de temps chez les travailleurs…Evitez par exemple d’envoyer un mail avec 10 personnes en copie, si ce n’est pas absolument nécessaire. :)

 

Bref, aujourd’hui, le web vous offre tout un tas d’outils pour travailler en équipe à distance. Alors, profitez-en !

 

NB : En tant que salarié(e), le télétravail possède désormais un cadre juridique : Il existe une législation l’encadrant depuis maintenant deux décennies. Différentes lois sont venues l’encadrer en 1995, 2002, 2005, 2012. Et enfin l’ordonnance de 2017, qui a grandement favorisé sa mise en place.

 

 

2. Sachez bien gérer votre équipe

 

Vous avez désormais les aspects juridiques et technologiques de votre côté, il ne vous reste plus qu’à bien gérer votre équipe. Alors commencez par bien la choisir !

Pour vous créer une équipe virtuelle efficace, vous devez rassembler des personnes avec certains atouts :

 

– Une bonne capacité à travailler de manière autonome : qui en ont l’habitude, et qui n’auront donc pas de mal à s’adapter à cette façon de travailler…

– En qui vous avez confiance : Il s’agit ici de laisser la liberté aux membres de l’équipe de réaliser leur travail à leur manière. Évitez le micro-management qui consiste à dire à chacun quelle tâche effectuée précisément et comment. Préférez une description claire de l’objectif, du travail qui doit être rendu (avec si possible des exemples concrets). Et laissez votre équipe gérez son travail pour aboutir à l’objectif. En un mot, faîtes-leur confiance ! :)

– Avec une propension à communiquer : La franchise et un dialogue ouvert sont la clé d’un travail à distance réussi.

– Avec des valeurs communes : Car on vous dit un secret : Les valeurs sont la clé pour construire une équipe (virtuelle ou non) qui fonctionne. En partageant les mêmes valeurs, vous pouvez laisser plus de liberté à vos collaborateurs car vous savez qu’ils seront en cohérence avec ce que vous auriez fait.

La réussite du travail virtuel passe enfin par la taille de l’équipe : une petite équipe, de moins de 10, et idéalement de 5, facilitera la communication de groupe, et la communication en général.

 

 

Sachez ensuite gérer efficacement votre équipe :

 

– Assurez si possible des heures de travail communes

La base du télé-travail est la liberté pour les membres de votre équipe de s’organiser comme bon leur semble. Mais s’ils se trouvent dans différents pays, et donc différents fuseaux horaires, essayez de prévoir un créneau durant lequel toute l’équipe peut être en ligne. Et réservez ce créneau horaire pour les éventuelles réunions de suivi et les appels  d’urgence.

 

– Prévoir de temps en temps des réunions présentielles

Prévoyez une réunion présentielle pour célébrer des résultats, élaborer la stratégie, résoudre des problèmes plus difficiles ou les grandes questions. Afin de développer la responsabilité de chacun, la cohésion d’équipe et une vision commune du travail à effectuer.

 

– N’oubliez pas de les féliciter !

Ce n’est pas parce que vos collaborateurs sont loin, qu’ils faut oublier de les motiver ! Prenez le temps d’appeler ou d’envoyer un petit mot à chacun des membres lorsqu’il a atteint (même un petit) objectif.

 

– Détendez-vous :)

En travaillant uniquement à distance, la seule mesure de productivité d’un travailleur sont ses résultats concrets. Par conséquent, peu importe que la personne se lève tôt ou tard, la perception de la qualité de son travail ne se verra pas influencée par des apparences qui sont parfois trompeuses (image classique du “lèche bottes” qui n’apporte rien à l’entreprise par exemple…).

En optant pour le travail à distance, vos collaborateurs ressentiront souvent plus de pression pour atteindre leurs objectifs.

 

 






Concernant l'auteur

Passionnée par le web et l'entrepreunariat, j'aide les entrepreneurs à rendre leur activité visible sur Internet ! Avec mon équipe, nous accompagnons au quotidien des professionnels passionnés dans la réussite de leur activité...grâce au web :) >> Mon profil Linkedin - Nos offres - Votre diagnostic offert

Il y a 6 commentaire(s).

  1. Posté par Claire Répondre

    Merci Anais.
    Pour les visioconférences, whatsapp fait le meme boulot que skype.
    Je viens de découvrir slack, super outil, merci !!

    • Posté par Anaïs Villelongue Répondre

      Oui, Claire, vous avez raison, whastapp permet depuis peu les appels de groupe. Mais ils sont limités à 4 personnes !

  2. Posté par Aurélie Répondre

    Et facebook at work ??

    • Posté par Anaïs Villelongue Répondre

      Bonjour Aurélie ! Oui mais c’est réservé aux entreprises. Et en gros, c’est une déclinaison de Facebook qui permet aux organisations de créer leur propre réseau social interne…Il est d’ailleurs désormais appelé “Workplace de Facebook”.

  3. Posté par Yohann Répondre

    Hello Anaïs,
    Super ton article!
    J’ai hâte que le télétravail se généralise, en tant que développeur ma présence n’est pas forcément indispensable mais encore trop peu d’entreprises passe le cap. As-tu déjà fait face à personne retissante dans ton activité? Si oui, comment as-tu gérée la situation?

    • Posté par Anaïs Villelongue Répondre

      Hello Yohann,
      Encore une fois, si tu travailles aux résultats, ton employeur n’a pas de raison de ne pas te faire confiance !

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